Hereby, The American University of Rome (hereinafter, "AUR") wishes to inform you that, pursuant to Article 13 of the EU Regulation No. 679/2016 (hereinafter, also "GDPR") and Legislative Decree 196/2003 s.m.i., for reasons of prevention, organizational security and protection of assets, the places you are about to access, as duly reported through appropriate signage, are manned by a video surveillance system.
Data Controller
The American University of Rome
Via Pietro Roselli n. 4
Roma
In addition to the above address, the Data Controller can be contacted at the following e-mail address: privacy@aur.edu
Definitions
Pursuant to Article 4 of the GDPR:
- "personal data" means: any information relating to an identified or identifiable natural person (better known as "data subject"); an identifiable person is considered to be a natural person who can be identified, directly or indirectly, with particular reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more characteristic elements of his or her physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity;
- "processing" means: any operation or set of operations, whether or not by automated means, applied to personal data or sets of personal data, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, comparison or interconnection, restriction, erasure or destruction.
Purposes of Processing
Images, like name, biographical data, are personal data subject to the protections provided by the EU Regulation 2016/679. Therefore, these personal data are acquired and stored by AUR for the time strictly necessary to control those who request access to the campus and to ensure an adequate level of security, all in compliance with the provisions of the EU Regulation 2016/679 and the requirements imposed by the Data Protection Authority.
Such images will be:
processed lawfully, fairly, and in full compliance with applicable regulations.
processed in a relevant and complete manner, for determined and legitimate purposes, and within the limits of the purposes for which they are collected.
Legal basis of the processing
Pursuant to Art. 6(1)(f) of EU Regulation 679/2016, the processing of such data for the above purposes is necessary for the pursuit of the legitimate interest of the Data Controller provided that the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject are not overridden.
Recipients of personal data
The processed data will not be disclosed to third parties. They may, however, become aware of your data, in connection with the previously stated purposes of processing:
our employees, provided that they are previously designated as acting under the authority of the Data Controller, in accordance with Article 29 of the EU Regulation;
Police Forces or Judicial Authorities.
Data retention and transfer of personal data abroad
The Data Controller will proceed to the storage of images resulting from video surveillance activities for a period of time no longer than necessary to achieve the purposes for which they are processed. In fact, the footage will be retained for a maximum of 6 days before being overwritten for the video cameras located in Rome around the complex at Via Pietro Roselli, 2, 4 and 16; for a maximum of 13 days for the video cameras located in the c.d. Library at Via XXX Aprile 27 and for a maximum of 20 days for the c.d. Art studio premises located at Via Masina 7. Overwriting ensures the final and automatic deletion of previously stored images. At the request of the Judicial Authority, in connection with offenses that have occurred and have been reported to it, the maximum recording period may be extended for as long as necessary for the investigation. It is not intended to use the images for other purposes.
Your personal data will not be transferred abroad.
Rights of the Data Subject
Pursuant to and in accordance with the GDPR, you are granted the following rights as a data subject that you may exercise towards the Data Controller:
- Right of access: to obtain confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed and, if so, to receive information regarding, in particular, the purposes of the processing, the categories of personal data processed and the period of storage, and the recipients to whom the data may be disclosed (Article 15 GDPR);
- Right to rectification: to obtain, without undue delay, rectification of inaccurate personal data concerning you and supplementation of incomplete personal data (Article 16 GDPR);
- Right to deletion: to obtain, without undue delay, the deletion of personal data concerning you, where one of the cases referred to in Article 17 applies (Article 17 GDPR);
- Right to restriction: to obtain from the Data Controller the restriction of processing, in the cases provided for in the GDPR (Article 18 GDPR);
- Right to portability: to receive in a structured, commonly used and machine-readable format the personal data concerning you provided to the Data Controller, as well as to obtain that the same be transmitted to another data controller without hindrance, in the cases provided for by the GDPR (Article 20 GDPR);
- Right to object: object to the processing of personal data concerning you, unless there are legitimate reasons for the Controller to continue the processing (Article 21 GDPR);
- Right to complain to the Supervisory Authority: to complain to the Data Protection Authority, Piazza Venezia 11, 00187 - Rome.
The above rights may be exercised by means of a request sent by registered letter with return receipt or e-mail, to the above addresses, using the appropriate form available on the website of the Guarantor Authority for the Protection of Personal Data https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/doc...
Rome, March 6th, 2024
Informativa per attività di video-sorveglianza ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 s.m.i.
Con la presente, The American University of Rome (di seguito “AUR”) desidera informarLa che, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 (di seguito, anche “GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 s.m.i., per ragioni di prevenzione, sicurezza organizzativa e tutela del patrimonio, i luoghi in cui sta per accedere, come debitamente segnalato tramite opportuna cartellonistica, sono presidiati da un sistema di video-sorveglianza.
Titolare del Trattamento
The American University of Rome
Via Pietro Roselli n. 4
Roma
Oltre che al suindicato indirizzo, il Titolare è contattabile al seguente indirizzo e-mail: privacy@aur.edu
Definizioni
Ai sensi dell’art. 4 del GDPR:
- per “dato personale” si intende: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (meglio nota come «interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
- per “trattamento” si intende: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Finalità del Trattamento
Le immagini, al pari del nome, dei dati anagrafici, sono dati personali sottoposti alle tutele previste dal Regolamento UE 2016/679. Pertanto, tali dati personali vengono acquisiti e conservati da AUR per il tempo strettamente necessario al fine di controllare quanti richiedano di accedere al campus e di garantire un adeguato livello di sicurezza, il tutto nel rispetto delle disposizioni del Regolamento UE 2016/679 e delle prescrizioni imposte dall’Autorità Garante del trattamento dei dati personali.
Tali immagini saranno:
trattati in modo lecito, secondo correttezza, e nel pieno rispetto della normativa vigente;
trattati in modo pertinente e completo, per scopi determinati e legittimi, e nei limiti delle finalità per le quali sono raccolti.
Base giuridica del trattamento
Ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), del Regolamento UE 679/2016, il trattamento di tali dati per le finalità suindicate è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.
Destinatari dei dati personali
I dati trattati non saranno oggetto di diffusione a terzi. Possono comunque venire a conoscenza dei Suoi dati, in relazione alle finalità di trattamento precedentemente esposte:
il nostro personale dipendente, purché sia precedentemente designato come soggetto che agisce sotto l’autorità del Titolare del trattamento, a norma dell’art. 29 del Regolamento UE;
Forze di Polizia o Autorità Giudiziarie.
Conservazione dei dati e trasferimento dei dati personali all’estero
Il Titolare del trattamento procede alla conservazione delle immagini derivanti dall’attività di video-sorveglianza per un arco di tempo non superiore rispetto a quello necessario per il conseguimento delle finalità per i quali sono trattati. Infatti, le riprese verranno conservate per un massimo di 6 giorni prima di essere sovrascritte per le videocamere posizionate in Roma intorno al complesso di Via Pietro Roselli 2 e 4 e 16; per un massimo di 13 giorni per le videocamere posizionate nella c.d. Library in Via XXX Aprile 27 e per un massimo di 20 giorni per i locali c.d Art studio situati in Via Masina 7. La sovrascrittura garantisce la cancellazione definitiva e automatica delle immagini precedentemente memorizzate. Su richiesta dell’Autorità Giudiziaria, in relazione a illeciti che si siano verificati e siano stati alla stessa denunciati, il periodo massimo di registrazione potrà estendersi per il tempo necessario alle indagini. Non è previsto l’utilizzo delle immagini per altre finalità.
I suoi dati personali non verranno trasferiti all’estero.
Diritti dell’Interessato
Ai sensi e per gli effetti di cui al GDPR, Le sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di interessato che potrà esercitare nei confronti del Titolare:
- Diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15 GDPR);
- Diritto di rettifica: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16 GDPR);
- Diritto alla cancellazione: ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, laddove ricorra una delle fattispecie di cui all’art. 17 (articolo 17 GDPR);
- Diritto di limitazione: ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18 GDPR);
- Diritto alla portabilità: ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano forniti al Titolare, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20 GDPR);
- Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati personali che La riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21 GDPR);
- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo: proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 - Roma.
I suindicati diritti potranno essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a.r. o e-mail, agli indirizzi suindicati, utilizzando l’apposito modulo disponibile sul sito dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/doc....
Roma, 6 marzo 2024